Avez-vous l’impression de toujours courir, de devoir faire des choses urgentes mais au fond pas si importantes que cela, de ne pas vraiment maîtriser votre temps mais d’être maîtrisé par lui ? Vous rêvez de fluidité ou au moins d’améliorer les choses ? C’est possible !
En distinguant l’important de l’urgent, en prenant (vraiment !) le temps de s’organiser, il est possible de bien mieux maîtriser votre temps et donc votre vie.
Lutter contre la tendance naturelle
Notre tendance naturelle est de nous concentrer sur les activités « urgentes » qui sont le plus souvent des sollicitations extérieures (appels téléphoniques, emails, et autres demandes expresses ), plutôt que sur des activités vraiment importantes pour nous. Bien sûr certaines urgences le sont vraiment (un coup de fil de l’école concernant votre enfant, une fuite d’eau dans votre appartement….) mais beaucoup de tâches « urgentes » pourraient être évitées en amont ou traitées différemment. Le problème, c’est que quand nous passons trop de temps à gérer ces « urgences » nous ressentons des états internes négatifs : stress, précipitation, peur ne pas avoir fini à temps, impression de perdre son temps (quand ces urgences n’étaient pas si urgentes que cela), insatisfaction et frustration profonde de manquer de temps pour des choses essentielles, impression de passer à côté de la « vraie » vie, perte de motivation, tendance à différer sans cesse : « il faudrait que je m’y mette, j’envie de le faire mais priorité donnée à l’urgent ». Pour certains, la seule motivation devient d’éviter les ennuis…Certaines personnes se disent : « j’attends la retraite ou les vacances pour faire des choses importantes pour moi… », sauf qu’il y a toujours des choses à faire qui s’accumulent, qu’à la retraite vous n’aurez peut être pas davantage temps, peut-être moins de santé, d’énergie voire d’envie pour les faire etc. L’important c’est maintenant !! Ce n’est pas égoïste ! Vous éviterez bien des regrets plus tard !
Il est toujours satisfaisant de faire des choses importantes non urgentes
Les activités importantes sont celles qui nous permettent de progresser dans nos objectifs professionnels et personnels. Quand nous passons beaucoup de temps sur l’important non urgent, nous ressentons des états internes positifs : satisfaction d’avoir effectué quelque chose d’important avant que cela devienne vraiment urgent ou de l’oublier, satisfaction d’avoir le temps d’organiser, de préparer, de réaliser des projets en accord avec nos valeurs, possibilité d’imaginer, mais aussi de modifier, de perfectionner notre chemin de vie, avoir le temps aussi de nous informer, de nous former, d’avoir des activités régulières épanouissantes et équilibrantes, d’avoir un quotidien en cohérence avec nos aspirations profondes. Quelques exemples de ces activités : temps passé en famille et entre amis, lecture de livres enrichissants, mise en place de conditions de travail ou de vie améliorant votre quotidien, travail sur soi, amélioration de la gestion de l’entreprise et/ou du budget familial, meilleure prise en charge de votre santé, réalisation de rêves…… Bref, quand vous prenez du temps pour ces activités, votre vie et votre entourage y gagnent. Vous avez le sentiment d’être maître de votre vie, vous n’avez pas de regrets de les avoir effectuées. Bref, ce n’est pas du temps perdu !
Une méthode simple pour distinguer l’important de l’urgent
La première chose est de distinguer l’urgent de l’important. Pour cela vous pouvez séparer vos tâches en 4 cases. C’est la matrice d’Eisenhower :
1. Urgent et important (tâches que vous devez faire immédiatement).
2. Important mais pas urgent (tâches à programmer).
3. Urgent mais moins important (tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre).
4. Ni urgent et ni important (tâches que vous devriez éliminer).
Cet outil permet de prioriser vos tâches et de n’accorder de l’importance qu’à ce qui est vraiment important. Augmenter significativement les tâches importantes pas urgentes permettra de diminuer nettement les tâches urgentes. Lorsque vous faites face à une décision, prenez le temps de vous arrêter et de vous demander : « Est-ce que je fais cela parce que c’est important, ou bien simplement parce que c’est urgent ? Est-ce à faire de suite au détriment de ce que j’avais prévu ? Puis-je reporter, déléguer ? Combien de temps dois-je y consacrer ? Que se passera- t’il si je dis non ? ». Conseil : mettez 100% de votre énergie sur les choses sur lesquelles vous avez un impact.
Augmentez la part des tâches importantes non urgentes
Nous l’avons vu, les tâches de cette catégorie nous permettent de réaliser nos buts personnels et professionnels sur le long terme. En fait également partie : une organisation détaillée des tâches de la semaine. En effet, sans une organisation rigoureuse, vous ne maîtriserez pas véritablement votre temps. De plus, en écrivant vos tâches sur votre agenda et vos projets, idées sur des to-do lists, vous libérez votre esprit.
D’autre part, l’idéal est de faire un peu de ces activités importantes chaque jour, car c’est gratifiant. Les personnes qui ont un emploi du temps calé sur les saisons peuvent profiter des périodes creuses pour y planifier un maximum de choses importantes mais attention aussi à en garder pour les périodes de travail plus intense afin de vous permettre de vous ressourcer , de garder votre élan et votre motivation.
Malheureusement, il y a quelques difficultés qui peuvent nous empêcher d’investir assez de temps et d’énergie dans ces tâches importantes non urgentes :
1. Ne pas savoir ce qui est vraiment important pour soi ; la conséquence logique est de ne pas obtenir ce que l’on veut. Autre conséquence : ce sont les événements extérieurs qui décident et l’on passe tout son temps à répondre aux stimuli et choses « urgentes » qui se présentent.
2. Ne pas être motivé par des tâches qui n’ont pas de date butoir ou qui sont à trop long terme. Dans ce cas, découpez vos projets en tâches facilement réalisables et fixez des échéances. Chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose !
3. Ne pas savoir dire non, ne pas déléguer ou gérer des « voleurs » de temps : appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs, médias (TV, PC…), personnes voulant faire la conversation, se sentir obligé d’être disponible, réunions trop fréquentes, trop longues, tendance à en faire «trop», perfectionnisme, manque d’ordre, fatigue, etc. Dans ce cas, il faut d’abord en prendre conscience puis essayer de rectifier le tir rapidement.
Comment réduire les urgences qui ne sont pas importantes ?
Ce sont souvent des urgences pour les autres mais pas pour vous. Elles ont l’air importantes mais ne servent que les personnes qui les demandent. Elles ne sont pas forcément néfastes pour vous, mais elles ne doivent pas être réalisées au détriment de vos propres tâches importantes. Les personnes qui passent la majorité du temps à travailler sur ces tâches urgentes mais non importantes sont souvent vues comme sympathiques, gentilles, et souhaitent constamment plaire aux autres au détriment de leur propre bonheur. Elles croient qu’elles font beaucoup de choses tous les jours, alors qu’elles ne font aucun progrès vis-à-vis de leurs buts à long terme. C’est la meilleure façon de se sentir frustré et d’avoir de la rancœur envers les autres. Pour remédier à cela, apprenez à dire non, à vous affirmer et à négocier (délais, conditions d’exécution, délégation, compromis…).
Si cela vous fait vraiment plaisir d’aider une personne, bien sûr faites-le mais attention à ce que cela ne soit pas une fuite en avant, une « excuse » pour ne pas réaliser vos objectifs.
Enfin, ce n’est pas parce que vous travaillez beaucoup que vous travaillez efficacement : recherchez comment avoir le même résultat voire un meilleur résultat avec moins d’efforts, moins d’argent et de temps dépensés (selon la loi de Pareto : agir sur 20 % de causes permet de résoudre 80 % du problème. Le principe de Pareto est utile pour identifier sur quelle cause agir en priorité pour améliorer de façon significative la situation.). Bref, on a le droit d’être un paresseux intelligent ! Le temps gagné pourra être utilisé pour un autre projet ou vous faire plaisir.
Diminuez les tâches ni urgentes et ni importantes
Les tâches ni urgentes ni importantes ce sont les distractions, les gaspillages de temps et la procrastination dans toute sa splendeur. Après ce genre de tâche, on se dit que l’on a perdu son temps (culpabilité) et que l’on aurait dû faire quelque chose de plus important ! Après une journée bien remplie et épuisante, regarder une série télé, faire du shopping ou se balader sur internet est exactement ce que notre cerveau a besoin pour décompresser. Il ne faut donc pas éliminer totalement ces activités mais plutôt y passer un temps limité (5% ou moins de votre journée serait un bon compromis), si possible planifié à l’avance. Considérez ces tâches comme une récompense après la réalisation d’une tâche importante (et non avant !).
Résultat : beaucoup moins de choses urgentes à gérer et donc moins de stress !
En se concentrant davantage sur les choses importantes pour vous et en diminuant les « urgences » non importantes, vous réduirez significativement les réelles urgences importantes (ex : fuite d’eau, panne, facture oubliée à payer sur-le-champ, problème avec un enfant à l’école, accident, absence d’un salarié, problème de livraison pour un client…).
En effet, en anticipant, en s’organisant mieux, beaucoup de tâches effectuées au fur et à mesure (même si elles ne sont pas très importantes) ne deviendront pas urgentes. Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute pour payer une facture (ce qui la transforme en tâche urgente), payez-la rapidement après réception ou, si le problème a tendance à être récurrent, anticipez et réglez avec votre banquier et votre comptable vos problèmes de trésorerie et fond de roulement. Une maintenance, une vigilance régulière du matériel, de se qui se passe à la maison, dans l’entreprise, un suivi régulier de la clientèle permettent d’éviter bien des pannes, accidents et crises.
Entretenir son réseau relationnel pour avoir des personnes sur qui compter en cas d’imprévu est un bienfait pour tous (tout le monde aime rendre service quand il en a la possibilité). Nul doute que cela vous fera aussi plaisir de rendre la monnaie de la pièce quand vous le pourrez.
Autres astuces pour gagner du temps : se fixer une durée pas trop longue pour accomplir une tâche et s’y tenir, prioriser, se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si à cause d’un problème de santé vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour…
Si rien ne va plus, que vous avez beaucoup de retard et que vous ne savez plus par où commencer : dressez la liste de ce qui est à faire en commençant par le plus urgent, laissez tomber des choses qui n’entraînent pas de pénalité. Mettez-vous au travail en commençant par le premier point de la liste d’urgence. À ce stade, n’exigez plus de vous la qualité habituelle : votre objectif devrait être de terminer chacune des tâches le plus vite possible. Rayez de la liste chaque point aussitôt qu’il est traité.
La répartition idéale de temps n’est pas la même pour tout le monde.
Attention, il n’y a aucune répartition idéale de temps. Elle peut être différente pour votre vie personnelle, votre vie professionnelle, varier dans le temps.
La mission d’un pompier est de sauver des vies. Son activité sera donc principalement orientée sur le quadrant « urgent et important ». Tandis qu’un chercheur se concentrera davantage sur l’« important non urgent ». Les parents tourneront essentiellement leur attention sur les tâches urgentes pour les enfants et la maison une fois rentrés chez eux. Au contraire, quelqu’un de très stressé portera son attention sur le quadrant ni urgent ni important pour retrouver un peu de sérénité.
Pour trouver votre équilibre, suivez votre intuition à la fin de la journée :
-Si vous êtes serein, que vous avez le sentiment d’avoir bien avancé, satisfait des tâches accomplies, c’est que votre journée était bien équilibrée.
-Si ce n’est pas le cas, écoutez les reproches que vous vous faites intérieurement. Ce sont les secteurs que vous devez améliorer.
Dans la foulée, créez votre liste de tâches à faire pour le lendemain. Notez d’abord tout ce que vous aimeriez réussir à faire (visez un objectif réaliste). Puis écrémez votre liste, en respectant ce qui vous semble être pour vous une répartition idéale des tâches entre les différents quadrants. Ne remplissez pas complètement votre journée : gardez du temps disponible pour l’imprévu. Cela vous évitera un stress inutile. Si vous êtes vraiment débordé, essayez de vous libérer du temps coûte que coûte au moins provisoirement, jusqu’à ce que vous repreniez le contrôle de la situation…
A vous maintenant !